Con su apertura digital, la Cámara de Comercio y Producción de Santo Domingo logra mayor estabilidad desde una sola plataforma al utilizar Dynamic 365 Customer Service como CRM, alcanzando las 14 mil transacciones de registros mensuales y permitiéndole a los usuarios acceder desde cualquier ubicación a los servicios y solicitudes de la institución.
La Cámara de Comercio y Producción de Santo Domingo (CCPSD) es una institución privada, sin fines de lucro, con más de 175 años de historia. Desde el 2002, tiene la función pública de llevar el registro mercantil de las empresas, es decir, la identificación que necesitan para poder operar legalmente dentro de Santo Domingo, República Dominicana. “Todo documento privado con vocación de hacerse público debe registrarse en la Cámara de Comercio”, indica Antonio Ramos, Vicepresidente Ejecutivo en la Cámara.
Una década innovando
Durante los últimos 12 años, la evolución digital de la CCPSD ha sido exponencial. En 2010, construye su primera infraestructura digital para sobrellevar su función pública. Ya en 2012, le es posible digitalizar las identificaciones legales de las empresas. Gracias a un proceso digital de autorizaciones, en 2017 logra efectuar dicho registro, pero en 24 horas, dando pie a una historia de innovación constante que recién había comenzado.
Despegue digital
El verdadero salto de calidad digital de la CCPSD se da a comienzos del 2020. Luego de 4 meses de análisis de producto, junto a C-ven Technologies y Microsoft la Cámara implementó la automatización de todos sus procesos del registro mercantil con el fin de agilizar e innovar en los servicios que ofrecen y las plataformas que utilizan de cara al público.
“Necesitábamos responder a la creciente demanda interna y externa, por lo que adoptamos Dynamic 365 Customer Service como CRM para lograr mayor estabilidad desde una sola plataforma», recuerda Ramos.
Un solo sistema integrador
Con más de 100 usuarios activos, el proyecto se basó en la implementación de Dynamics 365 Customer Service como módulo principal. Adicionalmente, se utilizó Power Apps para la aplicación de turnos, y Azure para sostener los procesos tras bastidores. Cabe destacar que entre estas soluciones hay una integración importante con OnBase, el gestor documental de la Cámara.
Impacto positivo en la calidad del servicio
La plataforma implementada logró un impacto nacional contundente en dos aspectos clave.
Por un lado, en la optimización de la atención al usuario, fueron mejorados todos los procesos presenciales de recepción, digitalización y análisis, logrando mayor eficiencia y calidad en la entrega de documentación.
Por otro lado, las mejoras en el desarrollo e implementación del portal web para solicitudes de servicios online, habilitaron un servicio 24/7 al que se puede acceder desde cualquier parte del mundo, cualquiera sea el dispositivo. Mediante este portal, los usuarios pueden gestionar todos los trámites disponibles de la CCPSD de forma fácil y segura.
Es importante resaltar que la solución implementada por la CCPSD servirá de base a las 31 Cámaras del resto del país, para que también puedan mejorar sus servicios de registro mercantil.
La puesta en marcha fue orgánica
La implementación se dio en el tiempo récord de 14 días, en parte, por la simpleza y la facilidad del uso de la herramienta, con más de 100 usuarios activos segregados tanto en la CCPSD, como en la Cámara de Comercio y Producción de la provincia de Santo Domingo (CCPPSD).
«La implementación fue tan sencilla que redujimos el tiempo de entrenamiento a los usuarios internos de una semana a un día», expresa Antonio Ramos.
Luego de su transformación digital, cada analista de la CCPSD revisa entre 80 y 120 transacciones diarias. Mensualmente, se cuentan 14 mil transacciones de registros, cambios y modificaciones de documentos, que conllevan un proceso legal de aprobación.
“Lo más importante de todo este proceso ha sido la experiencia del usuario interno. El producto ofrece tanta información al minuto que te ayuda a tomar decisiones inmediatas”, asegura Ramos.
Un proceso para el usuario de principio a fin
El próximo objetivo de la CCPSD está enfocado en el proyecto de transformación digital de la Corte de Arbitraje, que todavía se sigue rigiendo por procesos manuales.
Por otra parte, el deseo a futuro de la CCPSD consiste en disminuir el trabajo de las personas respecto a la estandarización y el análisis de los documentos mediante el uso de la Inteligencia Artificial en sus proyectos.
“Nuestra intención es hacer que para el usuario este proceso sea lo más auto gestionable posible. Vamos camino a eso,” concluye Santiago Mejía Ortiz, Jefe de Registro Mercantil en la Cámara.
