Los entornos laborales se transforman de manera constante. Uno de los cambios m\u00e1s notables est\u00e1 relacionado con la digitalizaci\u00f3n de la informaci\u00f3n y la documentaci\u00f3n de las empresas. Se estima que, en el \u00faltimo a\u00f1o, disminuy\u00f3 la cantidad de documentos impresos en el 48% de las peque\u00f1as y medianas empresas de Ecuador y Colombia, seg\u00fan detalla la s\u00e9ptima edici\u00f3n de la encuesta Visi\u00f3n Pymes realizada por Brother International Corporation[1].<\/p>\n
No obstante, este proceso no es algo que los empresarios y emprendedores puedan tomar a la ligera. El archivo documental es uno de los pilares fundamentales para la correcta gesti\u00f3n de la empresa, puesto que all\u00ed se encuentra informaci\u00f3n esencial y, en algunos casos, sensible sobre finanzas, socios comerciales, proyectos, talento humano, entre otros.<\/p>\n
Por tal motivo, es vital contar con un sistema organizado, eficiente y flexible, ajustado a las necesidades de cada organizaci\u00f3n y que proporcione funcionalidades b\u00e1sicas como, la ubicaci\u00f3n central de almacenamiento; la administraci\u00f3n de versiones; una buena funci\u00f3n de b\u00fasqueda, sistema de seguridad e incluso que facilite la colaboraci\u00f3n. De esta manera, la herramienta tecnol\u00f3gica de gesti\u00f3n de documentos, ofrece soluciones efectivas para automatizar los procesos de trabajo e incrementar la eficiencia, la productividad, reducir costos, aumentar la seguridad y hacer que la informaci\u00f3n siempre est\u00e9 disponible para quien la necesita.<\/p>\n
A continuaci\u00f3n, compartimos testimonios de expertos sobre las ventajas de aplicar un sistema de gesti\u00f3n documental en los negocios.<\/p>\n
Optimiza el flujo de trabajo: Luis Titua\u00f1a*, fundador de T&T Asociados, una firma ecuatoriana que brinda asesor\u00eda empresarial en temas financieros, laborales y de tecnolog\u00eda, se\u00f1ala que la incorporaci\u00f3n de un sistema de gesti\u00f3n documental en los negocios, ya sea a trav\u00e9s de servidores o herramientas en la nube, permite optimizar los flujos de trabajo, puesto que brinda la posibilidad de acceder a informaci\u00f3n, intercambiar documentos o editarlos de forma colaborativa desde cualquier lugar. \u201cCon los archivos digitalizados, solo bastan un par de clics para acceder a cualquier documento de tu empresa. Esto es beneficioso, ya que ayuda a fortalecer los procesos de trabajo remoto\u201d, precisa el emprendedor ecuatoriano.
\nPermite ahorrar recursos y contribuir al ambiente: Graciela Dixon*, propietaria de Project Wellness, empresa de servicios relacionados con la salud y el bienestar en Panam\u00e1, comenta que, con la gesti\u00f3n documental, surgi\u00f3 la cultura \u2018paperless\u2019 entre las organizaciones, un movimiento que promueve el aprovechamiento de los espacios f\u00edsicos y el ahorro de recursos, mediante la digitalizaci\u00f3n de las empresas. \u201cEl almacenamiento digital de archivos nos permite reducir costos derivados del proceso tradicional de impresi\u00f3n, clasificaci\u00f3n y reserva de documentos. Adicionalmente, se reduce el uso indiscriminado de hojas de papel, un beneficio directo para el ambiente al ser los negocios uno de los principales consumidores de este recurso\u201d, explica la empresaria paname\u00f1a.
\nBrinda mayor seguridad a la informaci\u00f3n: Jason Acu\u00f1a*, fundador y CTO de Outer Space Coders, una empresa de tecnolog\u00eda centrada en el desarrollo web y m\u00f3vil con sede en Costa Rica, menciona que los documentos en papel son muy susceptibles de ser extraviados e incluso sustra\u00eddos por personas externas a una organizaci\u00f3n, lo cual representa un gran riesgo, para los negocios. \u201cLa informaci\u00f3n que se almacena en formato digital tiene un mayor nivel de seguridad y es posible personalizarla, para que solo las personas autorizadas accedan a los documentos m\u00e1s sensibles. Adem\u00e1s, tenemos la ventaja de la trazabilidad, es decir, que podemos identificar si un documento ha sido modificado, qui\u00e9n lo ha hecho y rastrear la versi\u00f3n original\u201d, expresa el emprendedor costarricense.
\nLa gesti\u00f3n documental contribuye a que las organizaciones dispongan de sistemas de informaci\u00f3n eficaces. Su implementaci\u00f3n en las empresas ha pasado de ser una alternativa a convertirse en una necesidad, independientemente del tama\u00f1o o sector. Por tal motivo, es esencial que los l\u00edderes empresariales se familiaricen con esta herramienta, cuyas ventajas se reflejan en la productividad y crecimiento de cada negocio y de sus colaboradores.<\/p>\n
[1] La encuesta anual de 2021 se aplic\u00f3 a 776 propietarios y gerentes de peque\u00f1as y medianas empresas de Colombia y Ecuador, entre el 27 de enero y el 24 de marzo de 2021.<\/p>\n
*Panelistas de Brother International Corporation. Este grupo de exitosos emprendedores acompa\u00f1a a Brother International Corporation brindando una visi\u00f3n local del emprendimiento en la regi\u00f3n.<\/p>\n
Acerca de Brother International Corporation<\/p>\n
Brother es un proveedor l\u00edder en soluciones de tecnolog\u00eda para equipos de oficina y manejo de documentos. Su l\u00ednea incluye una distinguida gama de impresoras multifuncionales a color y blanco y negro, esc\u00e1neres, etiquetadoras y dispositivos con tecnolog\u00edas m\u00f3viles y en la nube. La l\u00ednea de etiquetadoras P-touch de Brother presenta cintas laminadas y especializadas junto con lazos imprimibles. Las impresoras de Brother, reconocidas como las mejores en la industria, han recibido importantes galardones, a escala mundial. La filosof\u00eda de Brother International Corporation \u00abAt Your Side\u00bb (A su lado) refleja su compromiso con la calidad de sus productos, servicio al cliente y alianzas colaborativas. Fundada en 1954 y con sede en Bridgewater, Nueva Jersey, Brother International Corporation comercializa productos para empresas, oficinas en casa, electrodom\u00e9sticos y productos industriales con dise\u00f1o e ingenier\u00eda japonesa. Para m\u00e1s informaci\u00f3n sobre Brother en Latinoam\u00e9rica, visite https:\/\/latinamerica.brother.com. <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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